Lean is een manier van werken, van organiseren én denken die in steeds meer (zorg)organisaties toegepast wordt. De ‘lean’-filosofie is gebaseerd op het Toyota-productiesysteem. In 1987 bleek dat Toyota auto’s bouwt met de helft minder kwaliteitsproblemen in de helft van de tijd, met de helft minder voorraad en met de helft minder mensen in vergelijking tot andere autofabrikanten. Dit werd door de onderzoekers bestempeld als ‘lean’ (‘slanke en lenige productie’).
Deze manier van werken blijkt in allerlei branches aan te slaan, sinds 2010 ook in de Nederlandse zorg. Lean is vandaag de dag niet meer weg te denken uit de zorg. Soms kom je het tegen onder een andere naam zoals ‘continu verbeteren’, ‘productive ward’, ‘operational excellence’, Lean six sigma’ of bijvoorbeeld ‘samen beter’.
Lean werken in de zorg is gericht op het verbeteren van de kwaliteit en veiligheid van zorg, de toename van patiënttevredenheid, het reduceren van werkdruk én verhogen van werkplezier en het verminderen van kosten.
De rode draad van de Lean-filosofie is:
- Neem beslissingen voor de lange termijn
- Ken de behoefte van je klant (patiënt, client), medewerkers (collega’s) en omgeving goed
- Creëer gestandaardiseerde werkprocessen waar ‘flow’ in zit, door alleen activiteiten achter elkaar te doen die waarde toevoegen voor de ‘klant’
- Verbeter deze werkprocessen continu, stap voor stap, met elkaar, vooral met de mensen die het werk doen en volgens een standaard aanpak
- Alles wat geen waarde toevoegt in een werkproces, noemen we verspilling – er zijn 8 soorten verspilling. Dit probeer je zoveel mogelijk te elimineren, je streeft naar perfectie
- Doe pas iets als er echt vraag naar is (pull), om geen onnodige voorraden op te bouwen of werk te doen dat niet nodig is
- Breng de werklast in balans
- Werk aan cultuur waar het vanzelfsprekend is om te stoppen om en probleem op te lossen en eerlijk te zijn over fouten die gemaakt worden, zodat het leveren van kwaliteit geborgd is
- Geef medewerkers de mogelijkheid om zich te ontwikkelen tot kundige en authentieke mensen die teams vormen die de manier van werken van de organisatie gebruiken als basis voor hun eigen werk
- Zorg voor leiders die Lean werken omarmen, zichzelf hierin blijven ontwikkelen zodat zij ook andere hierin kunnen ontwikkelen
- Ga respectvol en betrouwbaar om met mensen (collega’s, klanten, leveranciers) en daag hen uit je te helpen bij het verbeteren van je organisatie
- Ga naar de plek waar het werk gedaan wordt (de gemba), observeer zorgvuldig om goed te begrijpen wat de situatie is en wat er beter kan.
- Neem besluiten langzaam op basis van consensus door alle opties grondig te overwegen en implementeer besluiten snel
- Word een lerende organisatie door systematisch te reflecteren en op basis daarvan te verbeteren
Dit is maar een tipje van de Lean sluier. Er valt veel meer te lezen en leren over Lean (in de zorg). Lidz heeft een prachtige bibliotheek van meer dan 150 boeken! Klik hier voor meer informatie. Of neem eens een kijkje in de Lidz kennisbank.