Januari - maand van de dagstart

Zin in een helder (en grappig) filmpje? Kijk: 100 lean dagstart overleggen geïmplementeerd, dit heb ik geleerd!

Een dagstart op het werk heeft als doel om de teamcommunicatie te verbeteren, problemen vroegtijdig te signaleren en de productiviteit te verhogen. Het is een korte en effectieve bijeenkomst die vaak in de ochtend plaatsvindt. Er zijn verschillende succesfactoren die bijdragen aan een goede dagstart:

1. Duidelijke structuur

Een goede Lean dagstart heeft een vast format zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Een typische structuur bestaat bijvoorbeeld uit:

• Hoe gaat het met je? Ieder teamlid kiest een smiley - zo weet je wat de sfeer is in het team, ga niet persé op iedere smiley in.
• Huidige status : Elke teamlid deelt kort wat ze gisteren hebben gedaan en wat ze vandaag gaan doen. Dit helpt om prioriteiten te stellen.
• Problemen: Er wordt besproken of er obstakels of problemen zijn die het werk belemmeren. Deze worden direct geïdentificeerd zodat ze snel kunnen worden aangepakt.
• Verbeteringen (Verbeterpunten): Korte feedback over hoe processen kunnen worden verbeterd. Dit draagt bij aan de Lean filosofie van voortdurende verbetering.

2. Korte duur

De dagstart moet kort en krachtig zijn, meestal tussen de 10 en 15 minuten. Dit voorkomt dat het een tijdsverspilling wordt en zorgt ervoor dat iedereen zijn focus direct weer kan richten op het werk.

3. Visuele hulpmiddelen

Gebruik van visuele hulpmiddelen zoals borden, grafieken of dashboards om de voortgang en de knelpunten te visualiseren. Dit maakt het makkelijker om snel de status van verschillende taken of projecten in te schatten.

4. Focus op samenwerking

Een dagstart is niet alleen een gelegenheid voor statusupdates, maar ook om samenwerking te bevorderen. Als er obstakels of problemen zijn, moeten teamleden snel samenwerken om een oplossing te vinden, of de juiste persoon aan wijzen om het probleem op te lossen.

5. Betrokkenheid van alle teamleden

Iedereen moet actief betrokken zijn bij de dagstart. Dit betekent dat iedereen de kans krijgt om iets te zeggen. Dit zorgt ervoor dat belangrijke informatie niet wordt gemist en dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het succes van de dag.

6. Focussen op het proces, niet alleen de resultaten

Een dagstart gaat niet alleen om wat er is bereikt, maar ook over hoe het werk wordt gedaan. Het is belangrijk om te reflecteren op het proces en te kijken naar mogelijke verbeteringen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over veiligheid, kwaliteit of de werkdruk.

7. Gebruik van KPI's en metingen

Het meten van prestaties met behulp van Key Performance Indicators (KPI's) helpt bij het volgen van de voortgang en het identificeren van trends. KPI’s kunnen betrekking hebben op doorlooptijd, kwaliteit, of efficiëntie. Het bespreken van deze cijfers tijdens de dagstart helpt het team scherp te blijven.

8. Beperk afleidingen

De dagstart moet vrij blijven van afleidingen, zoals lange discussies of niet-relevante onderwerpen. Als een probleem uitgebreid moet worden besproken, kan dit beter op een later moment worden behandeld. De focus moet liggen op het delen van essentiële informatie en actiepunten.

9. Continu verbeteren (Kaizen)

Binnen Lean wordt het idee van Kaizen (continue verbetering) sterk benadrukt. Iedere dagstart biedt een kans om iets te verbeteren, hetzij in processen, samenwerking of communicatie. Dit zorgt ervoor dat het team voortdurend werkt aan het optimaliseren van zijn manier van werken.

10. Ga staan

Er wordt vaak gekozen voor een staande bijeenkomst (stand-up). Dit helpt om de focus te houden en de bijeenkomst effectief en snel te houden.

11. Positieve toon en motivatie

Hoewel de dagstart bedoeld is om problemen te identificeren, is het ook belangrijk om een positieve toon te behouden. Het erkennen van behaalde successen of verbeteringen kan de motivatie verhogen en zorgen voor een meer betrokken team.

Samenvattend

Een succesvolle dagstart is kort, gestructureerd, gericht op samenwerking en verbetering, en maakt gebruik van visuele hulpmiddelen en metingen om snel inzicht te krijgen in de status van het werk. Het is belangrijk om afleidingen te vermijden, de juiste mensen erbij te betrekken, en altijd de focus te houden op procesverbetering en de volgende actiepunten.