Boek van de maand februari: Visual Management: A Guide to Successful Implementation

Iedere maand brengen we een boek uit de Lidz bibliotheek onder de aandacht. 

Het boek Visual Management: A Guide to Successful Implementation van Gwendolyn Galsworth biedt een gedetailleerde uitleg over hoe organisaties visuele hulpmiddelen effectief kunnen inzetten om communicatie en prestaties te verbeteren. Het is vooral gericht op het gebruik van visuele signalen om werkprocessen en -resultaten zichtbaar te maken, zodat iedereen in de organisatie gemakkelijk kan begrijpen wat er gebeurt en snel actie kan ondernemen wanneer dat nodig is.

Hier is een samenvatting van de belangrijkste concepten uit het boek:

1. Wat is Visual Management?

Visual Management is een systeem waarbij visuele hulpmiddelen, zoals borden, grafieken, displays en signalen, worden gebruikt om informatie snel en gemakkelijk over te brengen. Deze visuele hulpmiddelen maken prestaties, processen, doelen en afwijkingen direct zichtbaar, wat bijdraagt aan het verbeteren van de samenwerking en het nemen van beslissingen binnen een team of organisatie.

2. Belang van Visual Management

• Betere communicatie: Door informatie visueel weer te geven, wordt de communicatie vereenvoudigd en duidelijker. Medewerkers hoeven niet te zoeken naar informatie; het is direct beschikbaar.
• Verhoogde betrokkenheid: Wanneer medewerkers visuele signalen gebruiken, begrijpen ze beter hun rol in het proces en kunnen ze sneller reageren op veranderingen of problemen.
• Transparantie: Visual Management bevordert transparantie binnen de organisatie. Iedereen kan zien hoe het proces verloopt, waar er knelpunten zijn, en wat de voortgang is ten opzichte van de gestelde doelen.

3. Kernprincipes voor Implementatie

• Betrek iedereen: Succesvolle implementatie van Visual Management vereist de betrokkenheid van alle medewerkers. Ze moeten begrijpen waarom het systeem wordt gebruikt en hoe ze het kunnen toepassen.
• Gebruik eenvoudige visuele hulpmiddelen: Visual Management draait om eenvoud. De hulpmiddelen moeten snel te begrijpen zijn, zodat iedereen, ongeacht zijn of haar ervaring, snel de juiste informatie kan halen.
• Maak het visuele systeem consistent: Het visuele systeem moet consistent en betrouwbaar zijn. Dit houdt in dat dezelfde kleurcodes, grafieken of symbolen overal in de organisatie op dezelfde manier worden gebruikt.
• Continue verbetering: Net zoals andere processen binnen de organisatie, moet Visual Management continu worden verbeterd. Het is belangrijk om regelmatig te evalueren of de visuele hulpmiddelen nog effectief zijn en of er aanpassingen nodig zijn.

4. De rol van de leider

Leiders spelen een cruciale rol in de implementatie van Visual Management. Zij moeten niet alleen de systemen ontwikkelen, maar ook zorgen voor training, betrokkenheid en het voortdurend aanpassen van de visuele hulpmiddelen op basis van feedback van medewerkers.

5. Voorbeelden van visuele hulpmiddelen

Enkele veelgebruikte visuele hulpmiddelen zijn:

• Kanban borden: Voor het beheren van werkstromen en het visueel maken van de voortgang van taken.
• Productiviteitsposters en KPI-schermen: Voor het bijhouden van prestaties, zoals output, kwaliteit of snelheid.
• Afwijkings- en probleemborden: Waar afwijkingen van de norm of problemen snel gemeld kunnen worden, zodat er actie kan worden ondernomen.

6. Voordelen van Visual Management

• Snellere probleemoplossing: Door visuele signalen kunnen problemen snel worden geïdentificeerd en opgelost.
• Verbeterde werkprocessen: Het zorgt ervoor dat processen worden gestandaardiseerd en dat iedereen dezelfde informatie heeft, wat leidt tot meer consistentie en kwaliteit.
• Grotere klanttevredenheid: Efficiëntere werkprocessen en snellere probleemoplossing kunnen uiteindelijk leiden tot een betere klantbeleving.

7. Conclusie

Gwendolyn Galsworth benadrukt in het boek dat Visual Management niet alleen een hulpmiddel is voor het verbeteren van werkprocessen, maar een verandering in de cultuur van een organisatie kan bewerkstelligen. Door informatie zichtbaar te maken, kunnen medewerkers hun werk beter begrijpen, zich meer betrokken voelen en actief bijdragen aan de prestaties van de organisatie.

Het boek biedt praktische tips en voorbeelden voor bedrijven die Visual Management willen implementeren en helpt hen begrijpen hoe ze visuele hulpmiddelen effectief kunnen inzetten om hun doelen te bereiken.